Einleitung
In den ersten beiden Teilen unserer Serie „Effizienter Arbeiten“ haben wir untersucht, wie Meetings optimiert und E‑Mails effizienter verwaltet werden können. Im dritten Teil unserer Serie „Effizienter Arbeiten“ widmen wir uns dem Projektmanagement. Projekte wirken schnell überwältigend, vor allem angesichts der Vielzahl von Planungsmethoden und Tools. Ein einfacher und intuitiver Ansatz, der Orientierung bietet, ist das Natürliche Planungsmodell von David Allen.
Dieses Modell basiert auf unserer natürlichen Denkweise, Projekte zu strukturieren und zu organisieren. Es hilft, Projekte effizient zu planen, indem konkrete nächste Schritte definiert werden. So werden persönliche und berufliche Projekte stressfrei bewältigt.
Das natürliche Planungsmodell für Projekte
David Allen beschreibt das Natürliche Planungsmodell als einen Ansatz, der unsere natürliche Denkweise bei der Organisation von Projekten widerspiegelt. Im Gegensatz zu starren Planungsmethoden greift dieses Modell auf einen flexiblen und intuitiven Prozess zurück, der uns dabei unterstützt, Projekte effektiv zu strukturieren und den Überblick zu behalten. Der Prozess besteht aus fünf klar definierten Phasen:
1. Zweck und Prinzipien klären
Der erste Schritt im Natürlichen Planungsmodell ist die Klärung des Zwecks. Warum gibt es dieses Projekt überhaupt? Was soll es bewirken? Der Zweck sollte darin bestehen, ein spezifisches Problem der Zielgruppe oder der Kunden zu lösen. Ein klarer Zweck verleiht dem Projekt Richtung und erleichtert die Entscheidungsfindung.
Beispiel: Bei der Entwicklung eines neuen Produkts könnte der Zweck darin bestehen, ein bestehendes Kundenproblem zu lösen, wie etwa die Verbesserung der Effizienz von Arbeitsabläufen oder die Reduzierung von Kosten. Der Fokus sollte dabei auf den Mehrwert für den Kunden liegen – also wie das Produkt oder die Dienstleistung das Leben des Kunden erleichtert.
Prinzipien klären: Prinzipien dienen als Leitlinien für die Umsetzung des Projekts und helfen, in schwierigen Situationen die richtige Entscheidung zu treffen. Diese könnten zum Beispiel beinhalten, dass das Projekt im Einklang mit den Unternehmenswerten steht, dass ethische Standards gewahrt werden oder dass bestimmte Qualitätsstandards erfüllt werden müssen. Diese Prinzipien geben den Rahmen vor, in dem das Team arbeitet, und helfen, in schwierigen Situationen die richtige Entscheidung zu treffen.
2. Das gewünschte Ergebnis definieren
Sobald der Zweck klar ist, definiere das gewünschte Endergebnis. Wie sieht der Erfolg des Projekts aus? Ein klar definiertes Ergebnis richtet das Team auf ein gemeinsames Ziel aus.
Beispiel: Im Fall der Produkteinführung könnte das gewünschte Ergebnis sein, dass das Produkt innerhalb von sechs Monaten auf den Markt kommt und von den Nutzern positiv bewertet wird, weil es deren Probleme effektiv löst.
3. Brainstorming der nächsten Schritte
Sobald Zweck und Ergebnis feststehen, beginnt der kreative Prozess des Brainstormings. Welche Ideen und Schritte sind notwendig, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen? In dieser Phase solltest du alles sammeln, was dir einfällt, ohne dich selbst einzuschränken. Ein offener Prozess unterstützt dabei, neue Ansätze zu entdecken und Hindernisse frühzeitig zu erkennen.
Tipp: Verwende entweder digitale Tools wie Trello, Asana oder Notion, um deine Ideen zu visualisieren und zu organisieren. Alternativ reicht oft schon ein einfaches Blatt Papier und ein Stift, um den kreativen Prozess zu starten. Wichtig ist, den Fokus auf die Ideenfindung zu legen, statt von Tools abhängig zu sein.
4. Organisieren
Nachdem alle Ideen gesammelt wurden, ist es an der Zeit, diese zu ordnen. Welche Schritte müssen in welcher Reihenfolge durchgeführt werden? Welche Aufgaben haben Priorität? Hier entstehen To-do-Listen, Zeitpläne und eine klare Ablaufstruktur. Das Ziel: einen realistischen und umsetzbaren Plan erstellen.
5. Nächste Schritte definieren
Der letzte Schritt besteht darin, die nächsten konkreten Schritte festzulegen. Was muss als Nächstes getan werden, um das Projekt voranzubringen? Jeder Schritt sollte klar und umsetzbar sein. Hilfreiche Fragen sind: „Was ist der nächste physische Schritt, den ich unternehmen muss?“ oder „Was muss passieren, damit das Projekt weiter voranschreitet?“
Wichtig dabei ist, dass jede dieser Aktionen einer klaren Verantwortlichkeit zugewiesen wird. Es muss eine konkrete Person dafür verantwortlich sein, dass der nächste Schritt umgesetzt wird. Dies ist besonders entscheidend, wenn es um größere Meilensteine oder komplexere Aufgaben geht. Auch wenn mehrere Personen an einer Aufgabe beteiligt sind, sollte immer eine Person die Gesamtverantwortung übernehmen, damit es keinen Unklarheiten gibt, wer den Fortschritt sicherstellen muss. So bleibt das Projekt in Bewegung, und Aufgaben geraten nicht ins Stocken.
Ein simples Beispiel
Das Natürliche Planungsmodell lässt sich nicht nur auf große berufliche Projekte anwenden. Die Definition von einem Projekt in Getting Things Done ist sehr allgemein, sodass auch alltägliche Aufgaben als Projekt gewertet werden. Ein gutes Beispiel dafür ist die Planung eines Abendessens in einem Restaurant.
Vielleicht hast du Hunger und möchtest schnell etwas essen, oder ein besonderer Anlass steht an. Der Zweck – ob schnelle Nahrungsaufnahme oder ein gemütliches Zusammensein – gibt automatisch die Richtung der Planung vor. Gleichzeitig spielen unbewusst auch unsere Prinzipien eine Rolle: Vielleicht soll das Essen leicht verdaulich sein, das Restaurant in der Nähe, oder es muss bestimmte Vorlieben berücksichtigen.
Sobald wir das gewünschte Ergebnis definiert haben – ein schönes Abendessen in angenehmer Atmosphäre – beginnt unser Gehirn, die nächsten Schritte zu planen. Welche Restaurants passen zu unseren Vorstellungen? Müssen wir eine Reservierung machen? Diese Überlegungen – Brainstorming und Organisation – laufen intuitiv ab, ohne bewusste Steuerung.
Am Ende treffen wir Entscheidungen und agieren: Ein Restaurant wird gewählt, eine Reservierung vorgenommen, und der Abend wird geplant. Der gesamte Prozess verläuft intuitiv und effizient – ein Beispiel dafür, wie unser Verstand auf natürliche Weise Projekte organisiert, ohne dass wir uns der einzelnen Planungsschritte bewusst sind. Diese natürliche Planung lässt sich genauso auf größere Projekte anwenden
Praktische Anwendung des natürlichen Planungsmodells
Das Natürliche Planungsmodell ist ein praxisnahes Werkzeug für viele Bereiche des Projektmanagements. Insbesondere bei technisch komplexen Projekten, wie der Einführung einer ETL-Plattform (Extract, Transform, Load) auf Microsoft Azure, zeigt das Modell seine Stärken. In den folgenden Unterkapiteln wird Schritt für Schritt gezeigt, wie das Modell auf ein solches Projekt angewendet werden kann.
1. Zweck und Prinzipien klären:
Der erste Schritt besteht darin, den Zweck des Projekts zu klären. In unserem Beispiel liegt der Zweck darin, die Datenverarbeitungsprozesse im Unternehmen zu optimieren, indem eine skalierbare und automatisierte ETL-Plattform eingeführt wird. Damit sollen Effizienz und Zuverlässigkeit der Datenflüsse im Unternehmen nachhaltig gesteigert werden.
Ein klarer Zweck gibt dem Projekt die Richtung vor. Ebenso wichtig sind die Prinzipien, die die Umsetzung leiten. Für dieses Projekt könnten neben Datensicherheit und Budgettreue auch metadatengetriebene ETL-Pipelines als Prinzip festgelegt werden. Der Einsatz von Metadaten sorgt dafür, dass das System flexibel bleibt und bei Änderungen schnell und einfach angepasst werden kann. Dies gewährleistet eine nachhaltige und zukunftssichere Lösung.
2. Gewünschtes Ergebnis definieren:
Im nächsten Schritt wird das gewünschte Ergebnis des Projekts klar definiert. Ein erfolgreiches Ergebnis könnte in diesem Fall darin bestehen, dass die ETL-Plattform stabil läuft, die Datenflüsse automatisiert sind und die Integration mit bestehenden Systemen reibungslos funktioniert. Bis wann gewisse Meilensteine erreicht werden sollen, fällt auch hierunter.
Ein klar definiertes Ergebnis ist entscheidend, da es dem Team ein gemeinsames Ziel vorgibt. Wenn alle wissen, wie der Erfolg aussieht, können Entscheidungen und Handlungen gezielter auf dieses Ergebnis ausgerichtet werden.
3. Brainstorming der nächsten Schritte
Nachdem der Zweck und das Ergebnis klar sind, folgt das Brainstorming. In dieser Phase werden alle möglichen Ideen und Schritte gesammelt, die zur Erreichung des Ergebnisses führen könnten.
Fragen wie: „Welche Azure-Dienste benötigen wir?“, „Wie integrieren wir die Plattform in bestehende Systeme?“ oder „Welche Herausforderungen könnten auftreten?“ helfen dabei, alle relevanten Aspekte des Projekts zu berücksichtigen. Dieser kreative Prozess ermöglicht es, neue Lösungsansätze zu finden und mögliche Probleme frühzeitig zu identifizieren. Hier bietet sich oft eine einfache Mindmap auf einem Blatt Papier an.
4. Organisieren der Ideen und Planung
Nach dem Brainstorming müssen die gesammelten Ideen in eine sinnvolle Struktur gebracht werden. Welche Schritte müssen in welcher Reihenfolge durchgeführt werden? Welche Aufgaben haben Priorität?
Hier entsteht eine konkrete Projektstruktur, die alle Arbeitsschritte umfasst. Für die Einführung der ETL-Plattform könnte dies die Auswahl der richtigen Azure-Dienste, die Einrichtung der Daten-Pipelines und die Implementierung von Sicherheitsprotokollen umfassen. Zeitpläne und klare Aufgabenverteilung sorgen dafür, dass das Projekt effektiv voranschreitet. Hier wird je nach Branche, Unternehmen und Projekt, oft auf eine komplexere Projektplanungssoftware gesetzt. Das hat natürlich seinen Sinn und Zweck und soll hier nicht ersetzt werden.
5. Nächste Schritte definieren und Verantwortlichkeiten festlegen
Der letzte und entscheidende Schritt besteht darin, die nächsten konkreten Schritte festzulegen und die Verantwortlichkeiten zu verteilen. Nicht nur jede einzelne Aufgabe muss klar zugeordnet werden. Jeder Meilenstein im Projekt sollte ebenso einer klaren Person zugewiesen werden, die für den Fortschritt verantwortlich ist. So bleibt das Projekt in Bewegung, und Aufgaben geraten nicht ins Stocken.
Das Unnatürliche Planungsmodell
Das Unnatürliche Planungsmodell (auch Reaktive Planungsmodell) ist ein weit verbreiteter, aber ineffizienter Ansatz. Es wird häufig dann verwendet, wenn Projekte unter großem Druck stehen oder chaotisch starten. Anstatt mit einer klaren Vision und Struktur zu beginnen, verfallen Teams oft direkt in Aktionismus. Die Hoffnung ist, das Problem durch reines Handeln zu lösen. Doch genau das führt oft zu noch mehr Verwirrung und Chaos.
Der hektische Start: Mehr Aktion, weniger Plan
Wenn ‚der Laden brennt‘, lautet die erste Reaktion oft: mehr Action, mehr Arbeit, mehr Ressourcen! Die Idee dahinter ist, dass intensivere Anstrengungen das Problem lösen. Das Team wird größer, arbeitet härter und mehr – aber das führt nicht unbedingt zum Ziel. Die Atmosphäre wird hektisch und stressig. Alle sind beschäftigt, aber niemand weiß genau, ob diese Aktivitäten tatsächlich zu einer Lösung führen.
Organisation nach dem Chaos
Wenn das blinde Handeln nicht funktioniert, kommt der nächste Schritt: „Wir müssen uns besser organisieren!“ Es werden Strukturen geschaffen, Aufgaben neu verteilt und Prozesse definiert. Anstatt das Problem zu verstehen, wird es nur verwaltet. Die eigentliche Lösung rückt dabei oft in den Hintergrund.
Der Ruf nach Kreativität
Wenn auch die Reorganisation keine Erfolge bringt, fordert jemand im Team mehr Kreativität. Ein Brainstorming wird angesetzt, um neue Ideen zu sammeln. Doch zu diesem Zeitpunkt sind die meisten oft schon erschöpft. Echte kreative Durchbrüche bleiben aus, und das Team verliert an Energie.
Die entscheidende Frage kommt zu spät
Erst am Ende, nach all diesen Schritten, stellt schließlich jemand die entscheidende Frage: „Was wollen wir hier eigentlich erreichen?“ Diese Frage gehört an den Anfang eines Projekts. Stattdessen wird sie erst als letzter Ausweg gestellt. Dadurch wird klar, dass hektische Aktivität selten zu nachhaltigem Erfolg führt.
Das Problem des reaktiven Planungsmodells ist die falsche Reihenfolge der Schritte. Auch wenn Projekte am Anfang die notwendige Zeit haben und nicht direkt mit Schritt 5 losgelegt wird, wird oft direkt beim Brainstorming (Schritt 3) angefangen. Die Frage: „Wer hat eine gute Idee hierzu“ steht im Raum. Ohne aber die ersten beiden Schritte des natürlichen Planungsmodells sinnvoll abzuschließen, kann man gar nicht bewerten, ob eine Idee überhaupt gut ist.
Die Grundlagen der Projektplanung: Nächste Schritte und Klarheit schaffen
Im Kern dreht sich erfolgreiche Projektplanung darum, kontinuierlich die nächsten Schritte zu identifizieren und sicherzustellen, dass jedes „bewegliche Teil“ eines Projekts aktiv vorangetrieben wird. Ein Projekt ist erst dann ausreichend geplant, wenn für jede Komponente, die vorangetrieben werden kann, konkrete nächste Handlungsschritte festgelegt wurden – auch wenn andere Teile des Projekts noch in der Warteschleife sind.
Die nächsten Schritte klären
Für ein Projekt mit mehreren Komponenten ist es wichtig zu fragen: „Gibt es etwas, das jemand bereits jetzt tun kann?“ Dies könnte beispielsweise die Koordination von Rednern für eine Konferenz sein, während parallel dazu ein Veranstaltungsort gesucht wird. In einigen Fällen gibt es nur eine einzige Komponente, die aktiviert werden kann, doch diese wird dann zur Schlüsselfunktion, um den Rest in Bewegung zu setzen. Sobald klar ist, was als Nächstes getan werden muss, wird das Projekt vorangetrieben – Schritt für Schritt.
Verantwortlichkeiten klären
Ein weiterer wichtiger Punkt ist, sicherzustellen, dass jede Handlung jemandem zugeordnet wird. Wenn eine Aufgabe nicht bei dir liegt, muss trotzdem klar sein, wer sie übernehmen soll. In großen Projekten mit mehreren Teams ist es entscheidend, dass nicht jeder alle Projektdetails kennen muss, solange Verantwortlichkeiten klar sind. Dies verhindert, dass Dinge übersehen oder verzögert werden.
Wie viel Planung ist wirklich nötig?
Oft ist es nicht notwendig, den gesamten Plan bis ins kleinste Detail auszuarbeiten. Meistens reicht es, den gewünschten Ausgang und die nächsten Schritte zu definieren, um das Projekt aus dem Kopf zu bekommen und in Bewegung zu bringen. Die meisten Projekte erfordern nur so viel Planung, wie nötig ist, um sicherzustellen, dass du klare Handlungsschritte und Erinnerungen hast, die du bei Bedarf überprüfen kannst.
Etwa 80 Prozent der Projekte (in der weit gefassten Definition von GTD) lassen sich mit einer einfachen To-do-Liste und der Definition der nächsten Schritte bewältigen. Einige, etwa 15 Prozent, erfordern möglicherweise eine etwas umfangreichere Planung, wie etwa Brainstorming oder das Erstellen einer Mindmap. Nur 5 Prozent der Projekte in GTD benötigen eine vollständige, detaillierte Anwendung des gesamten Natürlichen Planungsmodells.
Mehr Klarheit oder mehr Handlung?
Wenn du feststellst, dass du mehr Klarheit über ein Projekt brauchst, kannst du dich auf die ersten Schritte des Natürliche Planungsmodell konzentrieren, um den Fokus auf das Gesamtbild zu lenken: von der Klärung des Zwecks über das Sammeln neuer Ideen bis hin zur detaillierten Organisation. Sollte das Projekt dagegen ins Stocken geraten, kann es notwendig sein, sich auf die letzten Schritte zu fokussieren, um mehr Handlung zu generieren.
Fazit
Die Herausforderungen, die sich bei der Planung von Projekten ergeben, sind häufig dieselben: fehlende Klarheit, ineffizientes Handeln und Frustration über den Mangel an Fortschritt. Das Natürliche Planungsmodell von David Allen bietet eine einfache, strukturierte, aber flexible Lösung für erfolgreiche Projektplanung.
Die Stärke liegt in seiner Vielseitigkeit. Es kann in nahezu jedem Kontext eingesetzt werden – von der Planung eines Familienessens bis hin zu großen technischen Implementierungen in einem Unternehmen. Es kann zudem bereits bestehende Projektplanung Best-Practices sinnvoll ergänzen.
Im Gegensatz zu reaktiven oder chaotischen Ansätzen, bei denen ohne klaren Plan einfach gehandelt wird, bietet das Natürliche Planungsmodell einen strukturierten, aber flexiblen Prozess, der unsere natürliche Denkweise unterstützt. Indem es den Zweck und das gewünschte Ergebnis in den Mittelpunkt stellt, schafft es Klarheit und Orientierung.
Mit klaren Zielen und konkreten nächsten Schritten verhindert das Modell, dass Projekte ins Stocken geraten oder die Motivation schwindet. Es hilft dabei, das große Ganze im Blick zu behalten und gleichzeitig proaktiv auf neue Herausforderungen zu reagieren. Ob neues Projekt oder festgefahrenes Vorhaben: Mit dem Natürlichen Planungsmodell bleibt das Ziel stets klar im Fokus.