Einleitung
Microsoft Access – wer kennt es nicht? Die Office-Anwendung, die scheinbar in jedem Unternehmen vorhanden ist, aber von vielen Mitarbeitenden auch nach Jahrzehnten entweder nie wirklich genutzt wurde oder gar gänzlich unbekannt ist. Für die meisten steht Access vor allem als „Anwender-Tool“ im Hintergrund, ohne tiefere Einblicke in seine Möglichkeiten.
Seit seinem Debüt im November 1992 erfreut sich Access als Desktop-Database Management System ‑Lösung (Desktop-DBMS) großer Beliebtheit in der gesamten Unternehmenslandschaft. Es gehört seit jeher fest zum Kern der Microsoft Office Suite und profitiert dabei von der weiten Verbreitung des Personal Computers und Microsoft Office. Gerade in den 90er und 2000er Jahren war Access das Werkzeug der Wahl für viele kleine und mittelständische Unternehmen, die eine zentrale Datenverwaltung oder spezialisierte Anwendungslösungen benötigten. Doch auch heute noch finden sich in vielen kleinen bis großen Unternehmen zahlreiche Access-Datenbanken, insbesondere in kleineren Projekten oder für stark individualisierte Lösungen.
Während Enterprise-Lösungen wie Microsoft SQL Server, Oracle oder IBM DB2 bessere Skalierbarkeit, höhere Leistung und robuste Sicherheitsfunktionen bieten, besitzt Access seine eigenen, klaren Stärken:
- Benutzerfreundlichkeit: Die intuitive Benutzeroberfläche und die enge Integration in andere Office-Produkte erleichtern den Einstieg, selbst für Anwender ohne umfassende IT-Kenntnisse.
- Schnelle Implementierung: Access ermöglicht die rasche Entwicklung von Datenbanklösungen, die sofort einsetzbar sind, ohne den langwierigen Prozess einer vollständigen Software-Entwicklung oder komplexer Datenbanksysteme.
- Geringe Kosten: Da Access in vielen Office-Lizenzen bereits enthalten ist, entstehen in der Regel keine zusätzlichen Kosten für Unternehmen, die keine größere Datenbanklösung benötigen.
- Maßgeschneiderte Lösungen: Access bietet eine hohe Flexibilität und lässt sich leicht an individuelle Anforderungen anpassen, sodass speziell zugeschnittene Anwendungen schnell realisiert werden können.
- Lokale Datenverwaltung: Für kleine Projekte oder Anwendungen, die nicht cloudbasiert arbeiten müssen, ist die lokale Datenverwaltung ein unschätzbarer Vorteil.
Microsoft Access in Zeiten moderner Datenbanklösungen
In den 32 Jahren, seitdem Access auf den Markt kam, hat sich die Welt der Datenbankmanagementsysteme (DBMS) enorm weiterentwickelt. Während die Nachfrage nach cloudbasierten Lösungen rasant wächst und Unternehmen zunehmend auf skalierbare, vernetzte Plattformen setzen, bleiben die oben genannten Vorteile von Access dennoch starke Argumente für seine Nutzung.
Die Positionierung von Access innerhalb der Office Suite beschreibt recht gut, für welche Einsatzmöglichkeiten es am besten geeignet ist: individualisierte Kleinlösungen, die einfach implementiert und angepasst werden können. Es bietet eine Brücke zwischen den Anforderungen an flexible Datenbanklösungen und dem Bedarf nach schnellen, kostengünstigen Ergebnissen.
Hat Access in der heutigen Zeit noch eine Daseinsberechtigung?
Obwohl der Markt mittlerweile eine Vielzahl kommerzieller Softwarelösungen bietet, die viele der klassischen Anwendungsfälle von Access abdecken – wie etwa Kundendatenverwaltung, Projektmanagement, Rechnungswesen, Inventarverwaltung und Berichtswesen – bleibt Access nach wie vor eine wertvolle Option. Vor allem in Projekten, die spezielle Anforderungen haben oder in denen zeitliche oder budgetäre Einschränkungen bestehen, ermöglicht Access schnelle und unkomplizierte Lösungen.
Manchmal kann Access auch als „Retter in der Not“ fungieren, wenn es darum geht, schnell Prototypen oder Zwischenlösungen bereitzustellen, die ohne aufwendige Bestell- und Entwicklungsprozesse einsatzbereit sind. Dies gilt besonders in Umgebungen, in denen temporäre Lösungen gefragt sind, die langfristig nicht auf große Systeme oder Datenmengen
Nutzen von Microsoft Access in der aktuellen Softwarelandschaft
In vielen Unternehmen kommen täglich eine Vielzahl unterschiedlicher Anwendungen zum Einsatz, die oft über moderne Schnittstellen wie REST APIs oder dedizierte Konnektoren verfügen, um Daten nahtlos und effizient auszutauschen. Diese Integration funktioniert in der Theorie gut, stößt jedoch in der Praxis – insbesondere auf der Ebene von Projektarbeiten – häufig auf unerwartete Hürden:
- Lizenzeinschränkungen: Nicht alle gewünschten Funktionen sind durch die erworbenen Lizenzen abgedeckt, was den Funktionsumfang stark begrenzen kann.
- Sicherheitsrichtlinien: Unternehmensinterne Sicherheitsvorgaben verbieten oft den Einsatz bestimmter Addons oder Tools, die für eine nahtlose Integration benötigt würden.
- Inkompatible APIs: Zwar existieren APIs, aber die genutzten Tools sind teils dennoch nicht kompatibel oder erfordern aufwendige Anpassungen.
- Skript-Lösungen: Skripte (Python, Bash, etc.), welche bestimmte Funktionen oder Automatisierungen ermöglichen sollen, sind häufig zu kompliziert für den täglichen Gebrauch durch weniger technikaffine Mitarbeitende oder zu fehleranfällig, aufgrund manuellem Konfigurationsbedarf.
Wenn einer dieser Fälle auftritt, kann Microsoft Access eine überzeugende Lösung darstellen. Es bietet die Möglichkeit, schnell benutzerfreundliche Anwendungen im Team zu entwickeln, die auch ohne tiefgehende IT-Kenntnisse effizient genutzt werden können, insbesondere durch die eingebauten GUI-Fähigkeiten.
Die Vorteile von Microsoft Access im Projektalltag
Microsoft Access bietet vor allem in komplexen IT-Landschaften, in denen verschiedene Anwendungen und Plattformen nicht ohne Weiteres zusammenarbeiten können, eine Reihe von Vorteilen:
- Keine zusätzlichen Anschaffungskosten: Access ist bereits Teil der Microsoft Office Suite und verursacht daher keine zusätzlichen Lizenzgebühren, was es besonders für budgetbewusste Projekte attraktiv macht.
- Hohe Verfügbarkeit: Da Access auf vielen Unternehmensrechnern bereits vorinstalliert ist, steht es den Mitarbeitenden ohne weitere Installationsprozesse oder spezielle Berechtigungen zur Verfügung.
- Einfache Erstellung benutzerfreundlicher Oberflächen (GUIs): Mit Access lassen sich ansprechende und funktionale Benutzeroberflächen erstellen, die es auch weniger technisch versierten Mitarbeitenden ermöglichen, mit der Anwendung problemlos zu arbeiten. Der Schulungsaufwand wird dadurch auf ein Minimum reduziert.
- Vielseitiger Einsatz durch VBA: Access unterstützt Visual Basic for Applications (VBA), wodurch nicht nur datenbankbasierte Operationen, sondern auch erweiterte Automatisierungen und individuelle API-Anbindungen realisiert werden können. So können maßgeschneiderte Lösungen geschaffen werden, die den spezifischen Anforderungen des Unternehmens gerecht werden.
- Geringere Einschränkungen durch Sicherheitsrichtlinien: Da Access ein Microsoft-Produkt ist, das direkt in die Office Suite integriert ist, unterliegt es in der Regel weniger strengen Sicherheitsauflagen als externe Tools oder Drittanbieter-Software. Dadurch kann es in vielen Unternehmen eingesetzt werden, ohne zusätzliche Sicherheitsfreigaben einholen zu müssen.
Praxisbeispiel: Effiziente Prozessautomatisierung mit Microsoft Access
Im Rahmen eines aktuellen Projekts bei einem Kunden stellte sich die Anforderung, bestimmte Prozesse und Arbeitsabläufe zu automatisieren. Die Herausforderung bestand darin, dass der Kunde eine Vielzahl von Individuallösungen verwendet, die nur bedingt – oder gar nicht – mit den ebenfalls genutzten kommerziellen Lösungen kompatibel sind. Dies führte zu wiederkehrenden Schwierigkeiten, vor allem bei der täglichen Arbeit im Support-Team.
Der Auslöser für das Projekt war eine Beschwerde des Support-Teams, das manuell Daten aus dem Service-Ticketsystem (eine kundenspezifische Eigenentwicklung) in das Atlassian Jira Server-System der Entwickler überführen musste. Diese händischen Tätigkeiten umfassten das Kopieren von Inhalten, das Umbenennen von Anhängen und das Setzen der Standardwerte für die richtigen Jira-Vorgänge – insbesondere dann, wenn es um die Meldung von Bugs in einer speziellen Anwendung ging. Dieser manuelle Prozess nahm pro Ticket mehrere Minuten in Anspruch. Mit teigenden Ticketlast summierte sich die Bearbeitungszeit pro Mitarbeiter auf über eine Stunde täglich.
Darüber hinaus führte diese manuelle Überführung oft zu Abweichungen, da die beiden Ticketsysteme unterschiedliche Vorgangstypen, Status und Kategorien verwendeten. Dies erschwerte der Projektleitung das Tracking des Status von Aufgaben, der Umsetzung sowie der Auslastung der Entwickler über Jira-Features wie Kanban-Boards, Filter und Berichten.
Der Weg zur Lösung: Microsoft Access als Brücke
Eine unternehmensweite Implementierung einer automatisierten Schnittstelle zwischen den beiden Systemen wurde schnell verworfen, da die benötigten Entwicklungsressourcen für die kommenden Zyklen, bereits vollständig verplant waren. Ein zeitnahes Projekt zur Umsetzung war also nicht absehbar. Dies führte zu dem Ruf nach einer temporären, projektbezogenen Lösung. Zwar hätte innerhalb Jiras über Tools wie Scriptrunner und im Marketplace verfügbare Addons eine Lösung gefunden werden können, aber Sicherheitsbedenken des Unternehmens verhinderten den Einsatz dieser Tools.
Offen blieb jedoch die Möglichkeit, die APIs beider Ticketsysteme zu nutzen, um eine provisorische, aber effiziente Lösung zu schaffen. Innerhalb kürzester Zeit kristallisierten sich einige Kernanforderungen an eine temporäre Lösung heraus:
- Einhaltung der Sicherheitsrichtlinien: Die Lösung musste den internen Sicherheitsbestimmungen entsprechen.
- Nutzung vorhandener Tools: Um Zeit und Ressourcen zu sparen, sollte Bestandssoftware eingesetzt werden.
- Hohe Verfügbarkeit: Die Software musste allen Mitarbeitenden zugänglich sein, ohne Einschränkungen oder Installationsbarrieren.
- Benutzerfreundliche GUI: Aufgrund der vielfältigen Nutzergruppe war eine GUI unabdingbar.
- Logging und Transparenz: Eine Nachvollziehbarkeit der Vorgänge musste gewährleistet sein.
- Teilautomatisierter Datenübertrag: Die Übertragung der Daten zwischen den beiden Ticketsystemen sollte weitgehend automatisiert erfolgen; maximal wenige Klicks benötigen.
- Automatisiertes Mapping: Die unterschiedlichen Parameter der beiden Ticketsysteme – wie Vorgangstypen, Status, Stichwörter und Projektzuordnungen – mussten automatisch abgeglichen werden, um Konsistenz zu gewährleisten.
- Mailversand für Rückfragen: Interne Anfragen zu bestimmten Tickets sollten per E‑Mail verschickt werden können, welche automatisiert die notwendigen Informationen für die Vorgänge beziehen.
- Bulk-Download von Anhängen: Die Vielzahl an Anhängen der Kunden-Tickets sollten mit einem Klick auf die lokalen Systeme der Anwender heruntergeladen werden können.
Die Lösung in der Praxis: Schnell, effizient und maßgeschneidert
Innerhalb weniger Tage entstand eine erste Demoversion der Access-Anwendung. Nach nur einer Woche konnte die Version 1.0 ausgerollt werden. Diese Anwendung ermöglichte es dem Support-Team, die zuvor zeitaufwendigen und fehleranfälligen manuellen Prozesse zu automatisieren und so die Produktivität erheblich zu steigern.
Die Lösung umfasste eine benutzerfreundliche Oberfläche, die es den Mitarbeitenden ermöglicht, Tickets schnell und präzise zwischen den beiden Systemen zu übertragen, ohne dass spezielle IT-Kenntnisse erforderlich waren. Durch die Nutzung der API-Schnittstellen der beiden Systeme und VBA-Modulen in Access konnten die unterschiedlichen Parameter automatisch gemappt und die relevanten Daten mit wenigen Klicks synchronisiert werden.
Die Access Anwendung ist damit in der Lage den Mitarbeitenden einen Produktivitätsschub zu geben, und Fehler zu reduzieren.
Fazit: Microsoft Access in der modernen Unternehmenswelt
Microsoft Access bleibt auch in der heutigen IT-Landschaft ein leistungsfähiges Werkzeug, das trotz moderner Cloud- und Enterprise-Lösungen seine Daseinsberechtigung hat. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen sowie Teams in größeren Konzernen profitieren von der Benutzerfreundlichkeit, der schnellen Implementierung und den geringen Kosten, die Access bietet. Es ermöglicht die Erstellung maßgeschneiderter Lösungen, die spezifische Anforderungen abdecken und oft schneller und kosteneffizienter als alternative Systeme realisiert werden können.
Selbst in komplexen IT-Umgebungen, in denen verschiedene Tools und Schnittstellen zum Einsatz kommen, erweist sich Access als nützlich. Die Möglichkeit, es als Brücke zwischen inkompatiblen Systemen einzusetzen oder individuelle Anforderungen über VBA und API-Anbindungen zu erfüllen, ist ein deutlicher Vorteil gegenüber starren, kommerziellen Lösungen. Darüber hinaus kann Access Sicherheitsanforderungen gerecht werden und erfordert keine zusätzlichen Lizenzen oder aufwendige Installationen.
Das Praxisbeispiel verdeutlicht, dass Access in der Lage ist, schnelle und pragmatische Lösungen für alltägliche Herausforderungen bereitzustellen, ohne auf externe oder teure Tools angewiesen zu sein. Für Unternehmen, die kurzfristige, flexible und benutzerfreundliche Lösungen benötigen, bleibt Microsoft Access eine attraktive Option – sowohl für temporäre Übergangslösungen als auch für dauerhafte, projektindividuelle Anwendungen.
