Gemäß einer aktuellen Studie von Markets und Markets wird prognostiziert, dass der Markt für Stammdaten-Plattformen in den kommenden vier Jahren jährlich um beeindruckende 15,7% wachsen wird, und zwar auf ein Gesamtvolumen von 34,5 Milliarden. Diese beeindruckende Zunahme wird von einer Vielzahl von Gründen angetrieben. Einerseits steigt die Nachfrage nach hochwertigen Datenqualitätstools stetig an, da Unternehmen verstärkt auf präzise und zuverlässige Daten angewiesen sind, um fundierte Entscheidungen zu treffen und ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Andererseits ist auch der Bedarf an Compliance-Lösungen im Zusammenhang mit Datenschutz und ‑sicherheit ein bedeutender Treiber dieses Wachstums. Die ständig wachsenden Anforderungen an die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Industriestandards machen den Einsatz effektiver Stammdatenmanagementlösungen unerlässlich. Darüber hinaus spielen auch Trends wie die zunehmende Digitalisierung und die verstärkte Nutzung von KI-gestützten Analysen eine Rolle bei der Steigerung der Nachfrage nach hochwertigen Stammdatenlösungen.
Folgen einer unzureichenden Verwaltung von Stammdaten
Eine schlecht ausgebaute Verwaltung von Stammdaten kann zu diversen Kosten in
- Gescheiterten Kundenbeziehungen
- Compliance-Risiken
- Fehlerhaften Analysen
- Ineffizienten Geschäftsprozesse
führen. Sei es ein falsch geliefertes Produkt, eine am Zoll hängen gebliebene Lieferung oder ein falsch produziertes Produkt, die expliziten Kosten inkorrekter Stammdaten sind relativ offensichtlich. Aber auch implizite Kosten sollten nicht unterschätzt werden. Wie kann man einen potenziellen Kunden erreichen, wenn die vorhandenen Kontaktdaten unvollständig oder ungenau sind? Was ist, wenn Entscheidungen auf Basis fehlerhafter Daten gefallen werden? Wie wirkt sich die am Zoll hängen gebliebene Lieferung auf die zukünftige Kundenbeziehung aus?
Zukunftsorientierte Unternehmen wissen diese Situationen zu analysieren und handeln entsprechend.
Handlungsbereiche im Stammdatenmanagement
Um die Stammdatenverwaltung zielgerichtet zu verbessern, hat synvert (ehemals saracus consulting) aus jahrelanger Erfahrung eine Unterteilung in Handlungsbereiche entwickelt, welche angegangen werden müssen. Dies ist eine strategische Sicht auf das Stammdatenmanagement innerhalb eines Unternehmens.
Stammdatenmodell
Das Master-Datenmodell ist entscheidend für die effiziente Unterstützung von Geschäftsprozessen. Es umfasst die Identifizierung der benötigten Stammdaten sowie deren Bedeutung, Eigenschaften und Beziehungen zueinander. Zudem müssen Sicherheitsanforderungen berücksichtigt werden, um die Integrität und Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten.
Governance
In der Governance von Masterdaten liegt die Verantwortung für Stammdatenfelder bei spezialisierten Teams innerhalb der Organisation. Stammdaten sind essenziell für zahlreiche Geschäftsprozesse und stammen aus verschiedenen internen und externen Quellen. Zukünftige Geschäftsprozesse sollten auf hochwertige und konsistente Masterdaten zugreifen können, um effizient zu funktionieren. Dafür muss die Governance-Organisation klare Richtlinien und Verfahren für die Verwaltung der Masterdaten entwickeln, welche sowohl global als auch regional vollzogen werden.
Datenintegration und ‑qualität
Stammdaten entstehen in verschiedenen Systemen und werden in verschiedenen Geschäftsbereichen benötigt. Um andere Systeme von den Masterdaten profitieren zu lassen, müssen sie integriert werden, oft über eine zentrale Plattform.
Der „goldene Rekord“ entsteht durch das Zusammenführen von Daten aus verschiedenen Quellen. Die Datenqualität dieser Daten wird kontinuierlich überwacht und gemessen, um sicherzustellen, dass sie genau, konsistent und aktuell sind.
Plattformen und Tools
Die Stammdaten-Architektur variiert je nach Unternehmensanforderungen. Benötigte Tools umfassen Datenmodellierung, ‑integration, ‑qualität, Metadatenkatalog, Geschäftsglossar und MDM-Plattformen. Bei der Auswahl fehlender Komponenten und Tests wie Pilotprojekten ist eine sorgfältige Evaluation erforderlich, um sicherzustellen, dass die Tools den Anforderungen entsprechen.
Schritte zur Verbesserung der Stammdatenverwaltung
In einem ersten Schritt gilt es den Status Quo anhand der soeben vorgestellten Handlungsbereichen zu analysieren und bestehende Problemstellungen zu erörtern und dokumentieren. Diese strategischen Entscheidungen können anschliessend verwendet werden, um Massnahmen zu definieren, welche von der Anschaffung eines neuen MDM-Systems über das Ausbauen der bestehenden Datenqualitätsprozessen bis zur Reorganisation der Verantwortlichkeiten innerhalb des Stammdatenmanagements über Abteilungen hinweg reichen können. In einem finalen Schritt sollten die definierten Massnahmen mithilfe des Einführens neuer oder angepasster Prozesse innerhalb bestehender oder neuer Systeme untermauert werden.
Prozesse im Stammdatenmanagement
Eine erfolgreiche Stammdatenverwaltung beinhaltet nachfolgende Prozesse, um eine zuverlässige, konsistente und vollständige Datenbasis zu schaffen, die für verschiedene Geschäftsprozesse und Analysen genutzt werden kann.
Lebenszyklusmanagement
Lebenszyklusmanagement umfasst die Erstellung neuer Datensätze, die regelmäßige Aktualisierung und Pflege bestehender Daten, die Deaktivierung veralteter Einträge und die Archivierung historischer Informationen, um die Datenintegrität, Effizienz und Compliance über den Lebenszyklus eines Datensatzes zu gewährleisten.
Metadatenmanagement und Stammdatenmodellierung
Die Datenmodellierung beinhaltet die Strukturierung von Daten in einem Modell, um ihre Beziehungen und Eigenschaften zu definieren. Jenes sollte regelmässig auf sich verändernde Anforderungen und Effizienz geprüft werden.
Das Metadatenmanagement beschäftigt sich mit der Verwaltung von Daten über Daten, um ihre Bedeutung, Herkunft und Verwendung zu dokumentieren und zu steuern.
Qualitätsmanagement
Datenanalyse kümmert sich um Muster und Trends in Daten, Datenanreicherung ergänzt Daten mit zusätzlichen Informationen und Datenbereinigung korrigiert Fehler und verbessert die Datenqualität über halb‑, aber auch voll-automatisierte Prozesse. Zusammen sind sie essenziell für zuverlässiges Qualitätsmanagement.
Stammdatenintegration
Was bringen einem zuverlässige Daten, wenn sie von umliegenden Systemen nicht genutzt werden können. Entsprechend ist die ausgehende Stammdatenintegration zentral für jegliche Stammdatenplattformen, aber auch soll die Datenintegration in die MDM-Plattform ermöglicht werden.
Querschnittfunktionen
Die Automatisierungsfunktion automatisiert wiederkehrende Aufgaben wie Datenaktualisierungen und Validierungen. Diese, aber wichtiger auch die Stammdaten selbst, können in vielen MDM-Plattformen über Berichte analysiert werden.
Das Workflowmanagement koordiniert Schritte und Genehmigungsprozesse der Stammdatenverwaltung.
Administration
Als Abschluss einer MDM-Plattform gilt es die Benutzer zu verwalten und ein solides Change Management aufzusetzen.
Konklusion
Stammdatenmanagement ist eine zentrale, interdisziplinäre Disziplin, um den Umgang mit der stets wachsenden Anzahl an Daten zu ermöglichen. Die Bewältigung dieser Herausforderung bedingt eine strategische Ausrichtung innerhalb von Handlungsbereichen über Abteilungen hinweg, welche über Prozesse verfolgt und gefestigt werden. Konsequenz sind qualitativ hochstehende und eindeutige Daten für solide Geschäftsprozesse und gute Entscheidungen.
